Como funciona o inventário extrajudicial

Quando uma pessoa falece, seus bens, direitos e obrigações precisam ser identificados antes de serem destinados aos sucessores. O inventário cumpre essa função: organiza o patrimônio do falecido, verifica dívidas e define o que será transmitido a cada herdeiro.

Na modalidade extrajudicial, a formalização acontece perante um tabelionato de notas, sem a necessidade de uma ação judicial para homologar a partilha. A escritura pública é o documento que registra a divisão aceita pelos interessados e serve de base para a transferência dos imóveis e de outros bens.

A modalidade foi instituída pela Lei nº 11.441, de 2007, e tornou possível resolver situações consensuais de maneira mais direta. Isso não significa que o procedimento seja automático. O cartório precisa conferir a documentação, a regularidade fiscal e a manifestação de vontade dos envolvidos, enquanto o advogado analisa a partilha e orienta a família.

Como regra, todos os herdeiros devem ser maiores e capazes, estar de acordo com a partilha e não haver testamento. Quando existe testamento, pode ser necessária autorização judicial expressa, razão pela qual a família deve apresentar essa informação logo no início. A participação de advogado na escritura é obrigatória, inclusive quando há consenso total.

A escolha entre inventário judicial e extrajudicial depende desses requisitos e da situação patrimonial. Se houver incapaz, conflito relevante entre sucessores ou impedimento documental, a via judicial pode ser necessária. O diagnóstico inicial evita que a família invista tempo em um caminho incompatível com o caso.

A primeira vantagem é a rapidez. Em um caso simples e bem documentado, o inventário extrajudicial pode ser concluído em 1 a 2 meses, conforme informação divulgada pelo TRT-4. Em comparação, o inventário judicial costuma levar mais de 1 ano, especialmente quando envolve discussões, avaliação de bens ou dificuldades para localizar interessados e documentos.

A tramitação em cartório também tende a ser mais prática. A família não precisa acompanhar uma ação judicial para obter a homologação da partilha. O advogado prepara a estratégia e a minuta, o tabelionato confere os elementos necessários e, ao final, os herdeiros assinam a escritura. A assinatura pode ser presencial ou eletrônica pela plataforma e-Notariado, quando atendidos os requisitos aplicáveis.

Há ainda um ganho de previsibilidade. Os emolumentos da escritura são tabelados pela legislação estadual, embora o valor final dependa do estado, do patrimônio e dos atos necessários. Também devem ser considerados honorários advocatícios, certidões, tributos e despesas de registro. Em um inventário extrajudicial bem simples, envolvendo apenas a transmissão de um apartamento, a Exame menciona honorários de cerca de 10 mil reais para um bom advogado. Esse dado não substitui a análise do caso nem representa uma tabela universal.

O ITCMD é outro componente relevante. A alíquota varia conforme o estado e pode chegar a até 8%, por isso a simulação precisa considerar a legislação local e o valor dos bens. Em São Paulo, a alíquota indicada é de 4%. Em setembro de 2026, a Agência Brasil informou que a escritura pública de inventário e partilha não está mais condicionada à comprovação do pagamento prévio do ITCMD, mas a obrigação tributária continua existindo e deve ser tratada corretamente.

A escritura pública também oferece mais conforto e reserva para a família, pois concentra a formalização em ambiente extrajudicial. O consenso reduz a possibilidade de conflitos e permite que os herdeiros participem ativamente das decisões. Se já houver inventário judicial, os interessados podem pedir a desistência e optar pela via extrajudicial, desde que o caso preencha os requisitos.

Para proprietários e compradores de imóveis, o benefício mais importante aparece depois da escritura: com o título em mãos, os herdeiros conseguem pedir a transferência no Cartório de Registro de Imóveis. Sem essa etapa, a família pode continuar com um imóvel registrado em nome do falecido, o que dificulta venda, financiamento, garantia e regularização futura.

Escolha do cartório e contratação do advogado

O primeiro passo é selecionar o cartório ou tabelionato de notas onde o inventário será encaminhado. O procedimento pode ser realizado em qualquer cartório de notas, conforme a orientação divulgada pelo IDP. Mesmo assim, é recomendável escolher um tabelionato que facilite a conferência documental e a assinatura pelos interessados, sobretudo quando a família está em cidades diferentes.

A contratação do advogado deve ocorrer antes de a família fechar a partilha. A assistência jurídica é obrigatória e não se limita à assinatura formal. O profissional verifica quem são os sucessores, identifica eventual cônjuge ou companheiro, analisa o regime de bens, confere a origem dos imóveis e avalia se a divisão respeita os direitos envolvidos. Também pode preparar a minuta do inventário e dialogar com o tabelionato.

A documentação normalmente começa pelos dados do falecido: documento de identidade, CPF, certidão de óbito, certidão de casamento atualizada, pacto antenupcial se existir e certidão que comprove a ausência de testamento. Os herdeiros devem separar seus documentos pessoais, assim como os dados do advogado. A Agência Brasil também destaca certidões atualizadas, documentação patrimonial e extratos bancários ou de investimentos entre os itens normalmente solicitados.

Para imóveis, a pasta deve conter a matrícula ou certidão atualizada, certidão de ônus e o carnê de IPTU. Quando se tratar de imóvel rural, podem ser necessários documentos fiscais próprios, como a declaração de ITR. A análise da matrícula é especialmente importante porque divergências de área, construções não averbadas, titularidade antiga ou contratos particulares podem impedir uma transferência simples e exigir regularização paralela.

O prazo para abrir o inventário e a partilha deve ser observado com atenção. A referência geral é de 60 dias contados da abertura da sucessão, isto é, do falecimento. Em São Paulo, a falta da declaração do ITCMD nesse intervalo pode gerar multa de 10% do valor do tributo, e, se o atraso ultrapassar 180 dias, a multa indicada chega a 20%. A regra fiscal pode variar conforme o estado, por isso o advogado deve confirmar o procedimento local antes do protocolo.

Nomeação do inventariante

Com o cartório e o advogado definidos, os herdeiros nomeiam o inventariante. Essa pessoa administrará os bens e funcionará como principal ponto de contato da família durante a tramitação. Normalmente, a escolha recai sobre o cônjuge ou um dos filhos, mas o critério mais seguro é indicar alguém com acesso aos documentos, conhecimento da situação patrimonial e disponibilidade para prestar informações completas.

O inventariante não decide sozinho quem recebe cada bem. Sua função é colaborar com a identificação do patrimônio, comunicar dívidas, apresentar documentos, acompanhar exigências e praticar os atos necessários à conclusão do inventário. Ele também responde pela administração dos recursos do espólio e pelo eventual pagamento de dívidas ou taxas com o patrimônio deixado, sempre dentro dos limites jurídicos aplicáveis.

A escolha merece cuidado quando há imóveis alugados, empresas, contas bancárias, financiamentos ou obrigações pendentes. Um inventariante que desconhece contratos pode omitir informação relevante sem intenção, atrasando a escritura ou criando problemas para os demais herdeiros. É útil registrar desde o início quem possui chaves, contratos, extratos, carnês e informações sobre cada ativo, porque transparência documental costuma ser mais útil do que decisões apressadas.

Também é importante definir como serão pagas despesas de conservação, tributos, condomínio, seguros e contas do espólio enquanto a partilha não for registrada. A família deve guardar comprovantes e comunicar os pagamentos ao advogado, evitando confusão entre despesas pessoais e obrigações da herança.

Levantamento das dívidas e dos bens

Nesta etapa, a família e o tabelionato reúnem o retrato financeiro do espólio. O tabelionato levanta as dívidas deixadas e comunica o inventariante, enquanto os interessados informam todos os bens conhecidos. O levantamento deve incluir imóveis, veículos, contas bancárias, investimentos, participações societárias, direitos contratuais e créditos a receber. Omitir um bem pode exigir sobrepartilha ou outro procedimento posterior.

Para imóveis, confira a matrícula, os ônus, a titularidade, o IPTU dos últimos anos e a existência de financiamento, usufruto, penhora ou promessa de compra e venda. A certidão de ônus deve estar atualizada em até 30 dias, conforme a documentação normalmente exigida. Se a realidade física não coincidir com a matrícula, a transmissão pode depender de averbação ou retificação antes, ou em procedimento articulado com o inventário.

Para bens móveis, separe documento de veículos, notas fiscais, contratos de abertura de conta, extratos bancários e comprovantes de investimentos. Se o falecido participava de empresa, reúna a certidão da Junta Comercial ou do cartório de pessoas jurídicas e o contrato social atualizado. O objetivo não é apenas avaliar o patrimônio, mas também descobrir compromissos que possam reduzir o acervo partilhável.

Em seguida, o advogado organiza a relação de herdeiros, define a meação quando houver cônjuge ou companheiro, calcula a proporção de cada sucessor e estrutura a partilha. A família deve conferir se a divisão corresponde ao acordo real e se os imóveis serão atribuídos integralmente a alguém, vendidos, mantidos em condomínio ou compensados com dinheiro e outros ativos.

A declaração do ITCMD é preenchida conforme as regras do estado competente. A alíquota não é igual em todo o país. Embora a Agência Brasil tenha informado que o pagamento prévio deixou de ser condição para lavrar a escritura, isso não elimina a necessidade de declarar e recolher o imposto quando devido. O advogado deve confirmar a exigência fiscal aplicável e preservar os comprovantes.

Depois da conferência da minuta e das exigências do tabelionato, agenda-se a lavratura da Escritura de Inventário e Partilha. Os herdeiros assinam presencialmente ou, quando admitido, eletronicamente. A assinatura encerra a formalização perante o cartório de notas, mas ainda falta uma providência decisiva para quem herdou imóveis: levar a escritura ao Cartório de Registro de Imóveis competente e solicitar o registro da transmissão. Veículos, participações societárias e valores financeiros também devem ser transferidos nos órgãos ou instituições correspondentes.

Se surgir discordância sobre a partilha, incapacidade de um herdeiro, testamento sem a autorização necessária ou documentação que não possa ser superada no cartório, interrompa a tentativa de assinatura e reavalie a via judicial. Insistir em uma escritura inadequada pode gerar exigências, custos repetidos e insegurança sobre a propriedade.

Ao final, guarde a escritura, os comprovantes fiscais, as certidões e os protocolos de registro. Para o comprador que pretende adquirir um imóvel herdado, essa conferência é essencial: peça a matrícula atualizada já com os herdeiros registrados e verifique se todos os titulares participarão da venda. A transferência sucessória precisa estar refletida no registro para que a cadeia de propriedade seja confiável.

1. Escolha o tabelionato de notas e contrate um advogado para avaliar os requisitos e preparar a minuta.
2. Nomeie o inventariante entre os herdeiros e formalize quem reunirá informações e administrará os bens do espólio.
3. Reúna documentos do falecido, dos herdeiros, do advogado, dos imóveis, dos bens móveis e das obrigações financeiras.
4. Levante dívidas, financiamentos, tributos, ônus registrais e todos os ativos antes de definir a divisão.
5. Declare o ITCMD conforme a legislação estadual e confirme a forma correta de pagamento ou comprovação.
6. Confira a partilha, assine a escritura presencialmente ou por meio eletrônico quando admitido e cumpra as exigências do tabelionato.
7. Registre a escritura no Cartório de Registro de Imóveis e transfira os demais bens perante os órgãos responsáveis.