Quais documentos são necessários para inventário em cartório

Quando uma pessoa falece, o patrimônio não é automaticamente reorganizado nos registros públicos. A escritura de inventário serve para documentar quem são os sucessores, quais bens integram a herança, quais obrigações precisam ser consideradas e como ocorrerá a divisão. No caso de imóveis, por exemplo, a escritura pública não substitui o registro: ela é o título que deverá ser apresentado ao cartório de registro de imóveis competente.

A via extrajudicial costuma ser escolhida quando a família consegue apresentar a documentação necessária e conduzir a partilha com segurança perante o tabelionato. O procedimento é diferente de uma ação judicial, embora também exija levantamento patrimonial, verificação de vínculos familiares e regularidade fiscal. Para quem pretende vender, financiar ou regularizar um imóvel herdado, concluir o inventário e levar o título ao registro é uma etapa especialmente relevante.

O Conselho Nacional de Justiça informa, na orientação consolidada da Resolução CNJ nº 35/2007, que a lavratura da escritura envolve a apresentação da certidão de óbito, documentos oficiais de identidade e CPF das partes e do autor da herança, certidões de parentesco e certidão de casamento com pacto antenupcial, quando existente. A exigência revela por que uma lista genérica raramente é suficiente: o cartório precisa conferir a história familiar e patrimonial do caso.

A participação profissional também não é opcional. Todo inventário exige advogado, que pode orientar a escolha da via, identificar herdeiros, revisar a minuta da escritura, conferir a divisão e acompanhar as exigências. A MSA Advogados recomenda tratar a documentação como um conjunto: um imóvel sem matrícula atualizada, uma certidão de estado civil desatualizada ou um débito não identificado pode afetar a organização de toda a partilha.

O primeiro requisito prático é verificar se o inventário pode tramitar fora do Judiciário. Isso depende da configuração familiar, da existência de testamento, da capacidade dos interessados, da concordância sobre a partilha e de outras circunstâncias que precisam ser examinadas individualmente. A presença de conflito relevante, dúvida sobre a titularidade de um bem ou documentação que não possa ser corrigida administrativamente pode mudar a estratégia.

A família também precisa chegar a uma definição sobre a partilha. Não basta reunir certidões: é necessário saber quais são os herdeiros, se existe cônjuge ou companheiro com direitos sucessórios, quais bens pertencem efetivamente ao falecido e como serão atribuídos. Quando há imóvel, a matrícula ajuda a verificar o proprietário registral, a descrição da unidade, eventuais ônus e possíveis divergências com a situação de fato.

A situação fiscal integra o procedimento. O CNJ registra que o inventário extrajudicial exige certidão negativa ou positiva com efeitos de negativa de débitos tributários, relacionada às obrigações fiscais do espólio. A CNB/SP também informa a necessidade de certidão negativa da Receita Federal e da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional em determinadas rotinas de inventário extrajudicial. Além disso, deve ser providenciado o cálculo e o recolhimento do ITCMD conforme as regras do estado competente.

A existência ou não de testamento merece uma checagem própria. A CNB/SP informa que pode ser exigida certidão de inexistência de testamento expedida pela CENSEC. Essa providência evita que a família organize a partilha sem considerar uma disposição de última vontade registrada. Se houver testamento, a possibilidade de usar o cartório e a forma de conduzir o ato dependerão da análise jurídica e das exigências aplicáveis.

O inventariante pode ter papel importante na obtenção de informações. O CNJ registra, na disciplina relacionada à Resolução nº 452/2022, que ele pode representar o espólio na busca de informações bancárias e fiscais necessárias à conclusão do inventário e ao levantamento de valores destinados ao pagamento de imposto e emolumentos. Isso é útil quando os herdeiros não têm acesso imediato a contas, investimentos ou documentos mantidos em nome do falecido.

Antes de protocolar, organize uma pasta física ou digital por pessoa e por bem. Compare nomes, números de CPF, datas, estado civil, endereços e descrições dos imóveis. Se houver divergência, não altere documentos por conta própria: registre a inconsistência e peça orientação sobre retificação, atualização ou obtenção de uma nova certidão. A lista final pode variar conforme a composição da família e o tipo de patrimônio.

1. Confirme com o advogado se a via extrajudicial é adequada ao caso.
2. Identifique todos os herdeiros, meeiros, bens, dívidas e possíveis testamentos.
3. Solicite certidões pessoais, fiscais, registrais e patrimoniais atualizadas.
4. Separe os documentos por titular e por bem, conferindo nomes e dados.
5. Envie o conjunto ao advogado para revisão antes da lavratura da escritura.

Documentos do falecido

Comece pela certidão de óbito, pois ela identifica o autor da herança e inaugura a comprovação formal do falecimento. Em seguida, reúna documento de identidade e CPF, comprovante de residência e a certidão que corresponda ao estado civil: certidão de casamento, escritura pública de união estável, certidão de divórcio ou separação, ou certidão de nascimento no caso de pessoa solteira.

A certidão de casamento merece atenção especial quando houver pacto antenupcial. O CNJ prevê a apresentação da certidão de casamento com pacto antenupcial, se houver, e a CNB/SP orienta a reunião de certidão de casamento atualizada e da escritura do pacto. Na prática, o regime de bens pode influenciar a identificação da meação e a participação do cônjuge ou companheiro, por isso não é recomendável presumir essa informação apenas pela declaração da família.

Também devem ser procuradas as certidões fiscais relacionadas ao falecido e ao espólio. O CNJ registra a exigência de certidão negativa ou positiva com efeitos de negativa de débitos tributários. A CNB/SP ainda aponta a possibilidade de apresentação da certidão negativa da Receita Federal e da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, além da certidão de inexistência de testamento da CENSEC. Guarde as certidões junto com os documentos pessoais, pois elas podem ser solicitadas em momentos diferentes da conferência.

Documentos dos herdeiros

De cada herdeiro, reúna documento de identidade e CPF, além da certidão de nascimento ou casamento. A situação civil deve ser demonstrada por documento compatível: escritura pública de união estável quando for o caso, ou certidão de divórcio ou separação para quem passou por essa alteração. Esses papéis permitem comprovar o parentesco, a qualificação completa e a situação familiar relevante para a escritura.

O CNJ menciona a certidão de parentesco dos herdeiros como parte da documentação da lavratura. Por isso, não basta informar verbalmente quem são os sucessores. É necessário apresentar os documentos que conectem o falecido aos herdeiros e esclareçam a posição de cônjuges ou companheiros. Em famílias com mudanças de nome, filiação reconhecida posteriormente ou documentos antigos, a conferência antecipada é ainda mais importante.

Se algum herdeiro for representado, estiver impossibilitado de comparecer ou precisar praticar o ato por procuração, o advogado deverá orientar a forma adequada de representação e os documentos complementares. A família deve informar desde o início qualquer particularidade, como herdeiro residente no exterior, incapaz ou ausente, porque ela pode alterar a preparação do ato e a análise da via extrajudicial.

Documentos do advogado

Todo inventário exige advogado, inclusive o realizado em cartório. A participação profissional não se resume à assinatura final: o advogado examina a documentação, orienta os interessados, identifica a existência de meeiro e herdeiros, avalia a partilha, verifica os tributos e acompanha a elaboração da escritura.

Para a atuação, normalmente serão necessários os documentos de identificação e CPF dos interessados, as informações completas do espólio e os instrumentos de representação que forem aplicáveis. Também devem ser reunidos os dados profissionais do advogado e a procuração, quando o caso exigir representação específica. O tabelionato pode solicitar documentos complementares para qualificação ou para adequar a minuta do ato.

É útil entregar ao advogado uma relação escrita de bens, contas, dívidas, veículos, participações societárias e documentos já encontrados. Essa relação inicial não substitui as certidões, mas reduz o risco de esquecer patrimônio. Se a família pretende partilhar ou vender um imóvel, inclua contratos particulares, recibos, carnês de IPTU e qualquer documento que ajude a reconstruir a cadeia de titularidade. A análise pode apontar a necessidade de regularização antes ou depois do inventário.

Documentos dos bens

Para imóveis urbanos, separe a matrícula atualizada, a escritura ou outro documento de propriedade, certidões de ônus reais, quando aplicável, demonstrativo do valor venal e certidões negativas relacionadas a débitos municipais. A matrícula mostra a situação registral, enquanto os documentos fiscais e cadastrais ajudam na apuração do valor e das obrigações vinculadas ao bem.

Para imóveis rurais, reúna os documentos de propriedade e de regularidade do imóvel, além dos papéis necessários à apuração do ITCMD. A documentação rural pode envolver informações cadastrais e fiscais específicas. Como a descrição registral nem sempre coincide com a realidade, compare área, localização, titularidade e eventuais restrições antes de elaborar a partilha.

Veículos devem ser acompanhados dos comprovantes de propriedade e dos documentos que permitam verificar débitos ou restrições. Para contas bancárias e investimentos, reúna extratos e declarações que indiquem saldos ou posições na data relevante. O CNJ reconhece a possibilidade de o inventariante buscar informações bancárias e fiscais necessárias à conclusão do procedimento quando esses dados ainda não estiverem disponíveis.

Se o falecido possuía empresa ou quotas sociais, providencie contrato social, alterações contratuais e certidão da junta comercial. A documentação empresarial ajuda a identificar a participação transmitida, o valor a ser considerado e as regras do contrato social. Uma orientação cartorial publicada em 2026 também lista, entre os documentos patrimoniais, matrículas atualizadas e escrituras de imóveis, documentos de veículos, extratos bancários e de investimentos e papéis de empresas e quotas sociais.

Não descarte documentos que pareçam incompletos. Um contrato particular, recibo, cadastro municipal ou comprovante de pagamento pode explicar por que a matrícula não está em nome do falecido ou revelar uma pendência que precisa ser tratada. A MSA Advogados atua com assessoria jurídica imobiliária e recomenda avaliar a situação documental do imóvel antes de presumir que a escritura de inventário, sozinha, resolverá qualquer irregularidade registral.

Depois de reunir tudo, faça uma conferência cruzada. O nome do titular deve coincidir nos documentos, a descrição do imóvel deve ser compatível com a matrícula e os valores informados precisam dialogar com a apuração tributária. Se existir construção não averbada, imóvel sem escritura, divergência de área ou contrato particular, informe o fato ao advogado. O caso pode exigir regularização imobiliária paralela, sem que isso autorize ocultar o bem ou simplificar indevidamente a partilha.

A documentação completa não é apenas uma exigência burocrática. Ela protege os herdeiros, dá transparência à divisão e reduz o risco de uma venda futura ser questionada por falta de registro, débito ou informação patrimonial. Depois da assinatura, os títulos ainda deverão ser apresentados aos órgãos competentes, especialmente ao registro de imóveis quando houver propriedade imobiliária.